Handmatige invoer
Voor lage volumes of incidentele dossiers, met begeleide invoer en controle op verplichte gegevens.
Koppelingen
Sluit debiteurenbeheer en incasso aan op de administratie die leidend blijft
Incassotool hoeft geen nieuw financieel bronsysteem te worden. Openstaande posten worden aangeleverd vanuit uw administratie; betalingen, afspraken, betwistingen, kosten en dossierfasen worden gecontroleerd teruggekoppeld.
Van handmatige invoer tot API-koppeling
Aansluitmogelijkheden
Kies per implementatiefase de eenvoudigste verbinding die het gewenste resultaat betrouwbaar ondersteunt.
Bestandsuitwisseling
Gestructureerde import en export via afgesproken bestandsformaten en beveiligde overdracht.
API-koppeling
Openstaande posten, debiteuren, documenten, statussen, betalingen, regelingen en acties systeemgestuurd uitwisselen.
tobepaid.com en PSP
Gebruik betaalverzoeken, betaalmethoden, betalingsregelingen en transactiestatus vanuit de gekozen betaalinrichting.
Communicatie en post
Koppel e-mail, sms, WhatsApp en fysieke briefverzending aan dezelfde opvolgingsroute.
Rapportage
Exporteer financiële en operationele gegevens naar BI, datawarehouse of de bronadministratie.
Gegevensstroom
Een beheerst integratiepatroon
De bronadministratie blijft leidend voor factuur en grootboek; Incassotool beheert opvolging, uitzonderingen en dossierfase.
Aanleveren
Stuur een unieke openstaande post met debiteur, factuur, saldo, vervaldatum, debiteurtype en relevante historie.
Valideren
Controleer verplichte velden, dubbele dossiers, saldo, documenten en toegestane statusovergangen.
Opvolgen
Activeer de gekozen opvolgingsproces, communicatiekanalen, betaalmogelijkheden, taken en overgangscriteria.
Terugmelden
Stuur betaling, regeling, betwisting, kostenmutatie, dossierfase en afsluitreden terug naar het bronsysteem.
Implementatie
Begin met één duidelijk afgebakende dossiercategorie
Start met één administratie, één type openstaande post, een beperkt aantal opvolgingsroutes en concrete terugmeldingen. Breid daarna uit naar andere entiteiten, merken en volumes.
Juridische en operationele begrenzing
Geen koppeling zonder gegevens- en procesafspraken
Leg vast welke partij gegevens mag wijzigen, welke status leidend is, hoe correcties en dubbele berichten worden verwerkt en hoe uitval wordt hersteld. De automatische overgang naar incasso moet dezelfde controleerbare gegevensbasis gebruiken.
Procesontwerp vóór techniek
Ontwerp eerst de dossiercyclus en het statusmodel
De procesanalyse brengt gegevens, terugmeldingen, verantwoordelijkheden, opvolgingsmomenten en uitzonderingen in kaart voordat de koppeling wordt gebouwd.