Veelgestelde vragen
Duidelijke antwoorden over de doorlopende dossiercyclus
De belangrijkste product- en procesvragen over debiteurenbeheer, automatische overgang naar de incassofase en de verantwoordelijkheid van de schuldeiser.
Is Incassotool een incassobureau?
Nee. Incassotool is software waarmee uw organisatie een aanvullende buitengerechtelijke incassoronde uitvoert. Uw organisatie blijft schuldeiser, bepaalt welke dossiers instromen en neemt de inhoudelijke en juridische beslissingen.
Wanneer zet ik de extra incassoronde in?
Dat bepaalt uw organisatie. Veel organisaties starten de aanvullende ronde na de laatste reguliere herinnering of aanmaning, maar selectie kan ook afhangen van ouderdom, bedrag, debiteurtype, betaalgedrag, een niet nagekomen afspraak of andere eigen criteria.
Gaan alle dossiers automatisch naar incasso?
Nee. U bepaalt welke dossiers worden geselecteerd en welke blokkades of uitzonderingen gelden. Een betwiste factuur, openstaande correctie, kwetsbaarheidssignaal of handmatige blokkade kan automatische opvolging pauzeren.
Waarom eerst een extra incassoronde vóór gerechtelijke incasso?
Een aanvullende buitengerechtelijke ronde kan alsnog leiden tot betaling of een betalingsregeling, zonder direct de kosten, doorlooptijd en onzekerheid van een gerechtelijke procedure. Alleen de resterende dossiers worden daarna bewust beoordeeld voor gerechtelijke overdracht.
Hoe worden betalingsregelingen beheerd?
Betalingsregelingen zijn volledig onderdeel van het automatische proces. Termijnen, vervaldata, betaalverzoeken, herinneringen, betalingen, resterend saldo en gemiste afspraken worden automatisch verwerkt en opgevolgd. Alleen afwijkende voorstellen of bijzondere situaties komen bij een medewerker terecht.
Hoe ondersteunt Incassotool klantbehoud?
De opvolging kan worden ingericht met duidelijke communicatie, passende betaalmogelijkheden, snelle verwerking van reacties en proportionele vervolgstappen. Zo ontstaat ruimte om de vordering op te lossen zonder de klantrelatie onnodig te beschadigen.
Wat betekent sociaal verantwoord incasseren?
Dat betaling en resultaat worden gecombineerd met begrijpelijke communicatie, een reële handelingsmogelijkheid, passende betalingsregelingen en aandacht voor kwetsbare situaties. Uw organisatie bepaalt de concrete beleidsregels en uitzonderingen.
Kan ik consumenten en zakelijke debiteuren hetzelfde behandelen?
Nee. De vereiste stappen kunnen verschillen door debiteurtype, overeenkomst, verzuimsituatie, communicatiehistorie en toepasselijke wet- en regelgeving. Incassotool ondersteunt verschillende opvolgingsroutes; uw organisatie blijft verantwoordelijk voor de juiste juridische inrichting.
Ondersteunt Incassotool de kosteloze aanmaning voor consumenten?
Ja. Een consumentenroute kan een kosteloze aanmaning of 14-dagenbrief opnemen waar die wettelijk vereist is. De schuldeiser bepaalt op basis van het dossier welke inhoud, termijn en vervolgstap juridisch juist zijn.
Valt het gebruik van Incassotool onder de Wki?
De Wet kwaliteit incassodienstverlening richt zich onder meer op buitengerechtelijke incassowerkzaamheden voor derden. Incassotool is software voor het eigen proces van de schuldeiser. Of registratie of andere verplichtingen gelden, hangt af van uw feitelijke activiteiten. Laat uw specifieke situatie juridisch beoordelen.
Waar komt de betaling binnen?
Het uitgangspunt is dat de betaling rechtstreeks bij de schuldeiser binnenkomt via de gekozen betaaldienstverlener en bankrekening. Incassotool beheert geen derdengeldenrekening. De exacte geldstroom hangt af van uw betaalinrichting.
Wat gebeurt er bij een betwiste factuur?
De automatische opvolging kan worden gepauzeerd. Het bezwaar wordt met reden, behandelaar, bewijsstukken en reactietermijn in hetzelfde dossier vastgelegd. Na afhandeling wordt het saldo gecorrigeerd of bevestigd en hervat de passende route.
Kan Incassotool koppelen met mijn financiële administratie?
Ja. Openstaande posten kunnen handmatig, via beveiligde bestandsuitwisseling of via API worden aangeleverd. Betalingen, regelingen, betwistingen, kostenmutaties, dossierstatussen en afsluitredenen kunnen worden teruggekoppeld, afhankelijk van de inrichting.
Wat gebeurt er wanneer de extra incassoronde niet tot resultaat leidt?
Dan kan uw organisatie per dossier beoordelen of gerechtelijke incasso economisch en juridisch verantwoord is. Incassotool kan daarvoor een volledig overdrachtsdossier samenstellen met factuurgegevens, communicatie, betaalhistorie, afspraken, betwistingen en uitgevoerde stappen.
Contact
Nog een vraag over uw proces?
Beschrijf uw openstaande posten, debiteurtypen, huidige opvolging, volumes, systemen en gewenste incassomomenten. Dan kunnen we gericht aangeven welke informatie nodig is voor een procesanalyse.